Versie 6 november 2026

In deze privacyverklaring leest u welke persoonsgegevens Toetswikkels verwerkt, waarom, hoe lang en welke rechten u heeft. Toetswikkels is onderdeel van OnPaperIT. Vragen over privacy kunt u sturen naar info@toetswikkels.nl.

Twee rollen

Voor de gegevens die nodig zijn voor uw account, abonnement en contact met ons is Toetswikkels verwerkingsverantwoordelijke. Daarover gaat deze verklaring.

Voor leerlinggegevens die een school in Toetswikkels gebruikt (bijvoorbeeld antwoordbladen op naam, kandidaten met verlenging of extra hulpmiddelen, of afwezigen bij een toets) is de school verwerkingsverantwoordelijke en Toetswikkels verwerker. Wat wij met die gegevens doen en niet doen, staat in de verwerkersovereenkomst die de school met ons sluit.

Welke gegevens, waarvoor en hoe lang

Van de server maken wij dagelijks back-ups, ook van de database en de logboeken. De back-ups zijn versleuteld en beveiligd opgeslagen. Oude back-ups worden steeds vervangen; geen enkele back-up is ouder dan drie maanden. Gegevens die wij verwijderen, verdwijnen dus uiterlijk drie maanden later ook uit de back-ups.

Bestanden van scholen

Roosters en lijsten die een school uploadt, en de PDF's die Toetswikkels daarvan maakt, staan in de werkomgeving van die vestiging. Alleen accounts van die vestiging kunnen erbij. Bij het koppelen van een lijst kunt u kiezen om die lijst aan het einde van de dag automatisch te laten verwijderen. Verwijdert het laatste account van een vestiging zich, dan worden de bestanden van die vestiging verwijderd; facturen bewaren wij vanwege de bewaarplicht.

Toetsweek en absenten

Een school kan in Toetswikkels bijhouden welke toetsen zijn ontvangen en terug zijn, met wie dat heeft aangevinkt en wanneer. Ook kan de school noteren wie er bij een toets afwezig was. Dat kan iemand van de school doen, of de surveillant zonder account via de QR-code op de wikkel. Die link werkt alleen rond de toets, vanaf een kwartier voor de start tot tien minuten na het einde met verlenging. Op de pagina achter de link zijn geen eerder doorgegeven namen te zien. Wie geen telefoon gebruikt, kan de code scannen met de camera van een computer op https://toetswikkels.nl/qr. Dat gebeurt in de browser: camerabeelden worden niet opgeslagen of verstuurd.

Voor inhalers en herkansers werkt dit per toets, met een eigen QR-code op elke toets, lokaalwikkel en docentwikkel. Daarbij bewaren wij geen namen bij de status: die staan alleen in een lijst naast het geüploade bestand van de school en verdwijnen als de school dat bestand verwijdert.

Bij een melding bewaren wij de ingevoerde tekst (alleen wie er afwezig is, niet de reden), het tijdstip en het IP-adres van wie de melding deed. De melding gaat per e-mail naar de adressen die de school zelf heeft opgegeven; dat kunnen alleen adressen van de school zijn. Meldingen en de status van een toets (ontvangen, terug, door wie) worden gewist op de einddatum van het abonnement dat liep toen ze werden aangemaakt, en anders op 31 juli. Daarna verdwijnen ze binnen drie maanden uit de back-ups. Ook hiervoor is de school verwerkingsverantwoordelijke en Toetswikkels verwerker.

Wervingsbrieven

Wij sturen scholen soms een brief over Toetswikkels. Daarvoor gebruiken wij de openbare gegevens van DUO over schoolvestigingen. De brief is gericht aan een geleding van de school (zoals de personeelsgeleding van de medezeggenschapsraad), niet aan een persoon.

Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen geen gegevens. Wij schakelen alleen deze partijen in, allemaal binnen de Europese Unie:

• mijn.host (Nederland): de server waarop Toetswikkels draait.
• Mollie (Nederland): betalingen met iDEAL of Wero. Mollie verwerkt uw betaalgegevens onder eigen verantwoordelijkheid; wij ontvangen alleen de status van de betaling.
• Bunny Fonts (Europese Unie): het lettertype van de website. Uw browser haalt dat op bij Bunny, waarbij uw IP-adres wordt gebruikt. Bunny slaat geen IP-adressen op en plaatst geen cookies.

E-mail en back-ups lopen via eigen apparatuur in Nederland; de back-ups gaan via een versleutelde verbinding. Wij geven gegevens aan instanties zoals de Belastingdienst als de wet dat verplicht.

Cookies

Toetswikkels gebruikt alleen cookies die nodig zijn om de website te laten werken: een sessiecookie om u ingelogd te houden, een beveiligingscookie tegen misbruik van formulieren en, als u daarvoor kiest, een cookie om u te onthouden bij het inloggen. Daarnaast onthoudt uw browser enkele weergave-instellingen, zoals ingeklapte uitlegblokken. Wij gebruiken geen analyse- of advertentiecookies en volgen u niet op andere websites.

Beveiliging

De website werkt alleen via een versleutelde verbinding (HTTPS). Wachtwoorden worden niet leesbaar opgeslagen. Een account kan alleen worden aangemaakt met een bevestigd e-mailadres; past het adres niet bij de school, dan keuren wij het account eerst handmatig goed.

Uw rechten

U kunt ons vragen om de gegevens die wij van u hebben in te zien, te verbeteren, te verwijderen of over te dragen. U kunt ook bezwaar maken tegen een verwerking of vragen die te beperken. Stuur daarvoor een e-mail naar info@toetswikkels.nl. Wij reageren binnen een maand. Gaat het om leerlinggegevens, dan verwijzen wij u naar de school.

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij horen het graag eerst van u, zodat wij het kunnen oplossen.

Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan als Toetswikkels verandert. De datum bovenaan geeft de laatste versie aan.

Versie 27 oktober 2026

1. Over deze voorwaarden

1. Deze voorwaarden gelden voor het gebruik van Toetswikkels en voor alle abonnementen daarop. Toetswikkels is onderdeel van OnPaperIT (KvK 42004686), Haakwal 32, 1822 EK Alkmaar; hierna "wij".
2. "Klant" is de school of het bevoegd gezag namens wie een abonnement wordt afgesloten. "Gebruiker" is een medewerker van een school met een account.
3. Toetswikkels is bedoeld voor scholen en hun medewerkers, niet voor consumenten. Wie een abonnement afsluit, verklaart dat te doen namens de school en daartoe bevoegd te zijn.
4. Andere voorwaarden, zoals inkoopvoorwaarden van de klant, gelden alleen als wij daar schriftelijk mee hebben ingestemd.

2. Accounts

1. Een account is persoonlijk en wordt aangemaakt met een e-mailadres van de school. Houd uw wachtwoord geheim.
2. Accounts van dezelfde vestiging delen één werkomgeving en zien dezelfde bestanden. Per vestiging zijn maximaal drie accounts mogelijk.
3. Wij mogen een account weigeren of blokkeren als het niet aan een medewerker van de school lijkt te horen of als het wordt misbruikt.
4. Zonder abonnement kunt u Toetswikkels gratis verkennen met de voorbeeldbestanden. Daaraan kunt u geen rechten ontlenen.

3. Abonnement en prijs

1. Een abonnement geldt per vestiging en loopt tot de vaste einddatum die bij het afsluiten wordt getoond, meestal het einde van het schooljaar.
2. Het abonnement wordt direct na het afsluiten geactiveerd en eindigt automatisch op de einddatum. Het wordt niet stilzwijgend verlengd.
3. De eerste vestiging betaalt het volledige tarief. Elke volgende vestiging met dezelfde instellingscode (BRIN-nummer) betaalt 20% van dat tarief, ook als die later wordt besteld. Vestigingen met een ander BRIN-nummer, ook van hetzelfde bestuur, betalen het volledige tarief, tenzij wij iets anders afspreken.
4. Alle prijzen zijn exclusief btw. Een prijswijziging geldt alleen voor nieuwe abonnementen, niet voor een lopend abonnement.

4. Betaling

1. U betaalt met iDEAL of Wero bij het afsluiten, of op factuur. Een factuur betaalt u binnen 30 dagen.
2. Is een factuur na een herinnering nog niet betaald, dan mogen wij de toegang tot het abonnement opschorten tot er is betaald, en de wettelijke handelsrente en incassokosten in rekening brengen.
3. Omdat Toetswikkels een zakelijke dienst is, is er geen herroepingsrecht. Een betaald abonnement wordt niet terugbetaald als u het eerder niet meer gebruikt of uw account verwijdert.

5. Gebruik

1. De school is verantwoordelijk voor de gegevens die zij uploadt en voor het controleren van de gemaakte wikkels, antwoordbladen en lijsten voordat die worden gebruikt.
2. Bestanden met persoonsgegevens van leerlingen mogen alleen worden verwerkt nadat de school de verwerkersovereenkomst heeft getekend.
3. Het is niet toegestaan Toetswikkels te gebruiken op een manier die de dienst of andere gebruikers schaadt, de beveiliging te omzeilen, of de dienst door te verkopen of aan anderen dan medewerkers van de school beschikbaar te stellen.

6. Persoonsgegevens

Hoe wij met persoonsgegevens omgaan, staat in de privacyverklaring hierboven. Voor leerlinggegevens geldt de verwerkersovereenkomst tussen de school en ons. Bij tegenstrijdigheid gaat de verwerkersovereenkomst voor deze voorwaarden.

7. Beschikbaarheid

1. Wij doen ons best om Toetswikkels goed bereikbaar te houden, maar kunnen niet garanderen dat de dienst altijd zonder onderbreking of fouten werkt.
2. Onderhoud plannen wij zoveel mogelijk buiten schooltijden en buiten de gebruikelijke toetsweken.
3. Bewaar gemaakte PDF's die u nodig heeft zelf. Uw werkomgeving is geen archief.
4. Wij mogen Toetswikkels verbeteren en functies wijzigen, zolang de kern van de dienst voor een lopend abonnement behouden blijft.

8. Intellectueel eigendom

De software, sjablonen en teksten van Toetswikkels zijn van ons. Uw gegevens en bestanden blijven van de school. De gemaakte PDF's mag de school vrij gebruiken voor haar eigen onderwijs en organisatie.

9. Aansprakelijkheid

1. Onze aansprakelijkheid is beperkt tot directe schade en tot het bedrag dat de klant in de twaalf maanden vóór de schade voor het betreffende abonnement heeft betaald.
2. Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gemiste besparingen, verloren gegevens of schade doordat een gemaakt document niet vooraf is gecontroleerd.
3. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant.
4. Wij zijn niet aansprakelijk bij overmacht, zoals een storing bij een leverancier of in het internet waar wij geen invloed op hebben, of een acuut digitaal veiligheidsrisico, zoals een ernstig beveiligingslek of een aanval. In dat geval mogen wij Toetswikkels tijdelijk afsluiten om gegevens te beschermen; wij melden dat zo snel mogelijk.

10. Einde

1. U kunt uw account op elk moment zelf verwijderen via uw profiel.
2. Wij mogen een account of abonnement beëindigen als deze voorwaarden ernstig worden geschonden.
3. Stoppen wij met Toetswikkels, dan maken wij het lopende schooljaar altijd af: een lopend abonnement blijft werken tot de einddatum. Wij melden het stoppen minstens drie maanden vooraf.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze voorwaarden wijzigen. Een wijziging die in uw nadeel is, melden wij minstens 30 dagen vooraf per e-mail en geldt voor een lopend abonnement pas vanaf de volgende periode.

12. Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden en op alle overeenkomsten met ons is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in de rechtbank Noord-Holland. Wij lossen een probleem natuurlijk liever eerst samen op: mail ons via info@toetswikkels.nl.